سامانه های ERP راه‌حل‌هایی مبتنی بر نرم‌افزار هستند که با هدف انجام جامع فرایندهای کسب و کار در هر بنگاه اقتصادی اعم از خصوصی و دولتی و بنگاه‌های غیرانتفاعی در سطح Ent ERP rise اجرا می‌شوند. سیستم‌های برنامهریزی منابع با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کارکردها و بهره‌برداری از بهترین تجاربt عرصه جدیدی از کاربرد علم و فناوری و انجام بهینه فعالیت‌ها در هر بنگاه اقتصادی را فراهم ساخته‌اند. اگرچه در کشور ما اجرای بهترین تجارب دشواری‌های فراوانی دارد ولی می‌توان با درک آنها، راه را برای بهبود فرایندهای عملیاتی و مالی به‌گونه‌ای فراهم کرد که با ترویج تفکر فرایندمحور، ارزش‌افزوده بیشتری نصیب بنگاه‌های اقتصادی شود. نوشته حاضر با ارائه تاریخچه توسعه ERP به ذکر ویژگی‌ها و کاربرد و منافع آنها به‌ویژه در بخش مالی پرداخته و در پایان به ملاحظات اجرایی در استقرار این سامانه‌ها اشاره کرده است.
شرکت‌های مختلفی در تکوین، رشد و توسعه سیستم‌های ERP نقش داشته‌اند که هریک با توجه به تاریخچه فعالیت و مزیت‌های نسبی خود نسبت به توسعه سیستم‌های ERP اقدام کرده‌اند. به‌عنوان مثال شرکت‌هایی که سامانه ERP آنها در محیطی تولیدی توسعه یافته‌اند، از کارکردهای مناسب‌تری در زنجیره تأمین و برنامهریزی مواد برخوردار هستند.
در سال‌های اخیر با پیشرفت تکنولوژی‌های سخت‌افزار، نرم‌افزار و ارتباطات معرفی و استفاده از نسخه‌های جدید سامانه‌های ERP گسترش یافته که در آن با جامعیت نیروی انسانی، فرایندها و اطلاعات در بستری با فناوری پیشرفته، تمامی فرایندهای بنگاه اقتصادی به‌ویژه شرکت‌هایی که در کشورهای دیگر نیز دارای فعالیت تولید، فروش و صادرات هستند را پشتیبانی می‌کند.
ویژگی‌های عمده این سامانه
این سامانه جهت انجام یکنواخت، هماهنگ و جامع فرایندها به‌طور خلاصه باید شامل خصیصه‌های زیر باشد:
* امکان برنامهریزی در سطوح مختلف استراتژیک، مدیریت و عملیاتی
* پشتیبانی از تمامی فرایندها و فعالیت‌های زنجیره ارزش در سطح گروه و شرکت‌ها، از سفارش‌گذاری، خرید و تأمین مواد و کالا به همراه تغذیه خطوط، تولید، انبارش و فروش و خدمات پس از فروش در ماجول‌های لجستیک
* تثبیت فرایندهای ایجاد‌کننده مزیت رقابتی به‌ویژه در سطح عملیات مانند خرید و دریافت کالا.
به‌عنوان مثال تأمین مواد و قطعات با استفاده از سامانه ERP در دریافت سفارش‌ها از مشتریان و تبدیل سریع اطلاعات به خطوط تولید و تسریع تحویل محصول، مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.
* جامعیت تمامی فرایندها و ماجول‌های سامانه با یکدیگر
* استفاده از مدیریت ارتباط با مشتریان و مدیریت زنجیره تأمین؛ به‌گونه‌ای که جامعیت فرایند خواست‌ها و شکایات مشتریان بالفعل که سرمایه اصلی هر شرکت است را به زنجیره ارزش منتقل و هر بخش در جهت بهبود فرایند و پاسخگویی به نیاز مشتری اقدامات اصلاحی خود را به انجام می‌رساند.
* تهیه اطلاعات و گزارش‌های مالی به‌طور هماهنگ با انجام تولید به‌طور فرایندمحور
* امکان استفاده از سرویس‌های وب جهت دسترسی به اطلاعات گروه و شرکت‌های صنعتی به‌ویژه جهت پروژه‌های سرمایه‌گذاری داخل و خارج از کشور، از مهم‌ترین ویژگی این سامانه سه یا چند لایه بودن آن است که در آن از لحاظ انجام کار سامانه، تقسیم کاری بین لایه‌های مختلف جهت حداکثر کارایی و پشتیبانی انجام تغییرات آتی در سیستم تعبیه شده است.
معماری سامانه‌های ERP
لایه اول سرور ارائه‌دهنده است که کاربران با آن فعالیت جاری خود را با برقراری ارتباط با سایر برنامه‌ها در سیستم به انجام می‌رسانند. لایه دوم نرم‌افزار کاربردی است که حجم بالای پردازش‌های کاربران و فرایندهای تبادل اطلاعات باپردازش پس‌زمینه به انجام می‌رسد. در لایه سوم که پایگاه داده‌هاست اطلاعات اساسی ذخیره می‌شود. حسن چنین معماری‌ای توان اعمال تغییرات در سیستم به‌گونه‌ای است که بدون سرمایه‌گذاری در بازنویسی کدهای برنامه و منبع اصلی آن، پشتیبانی از عملیات کسب و کار توسط سامانه با سهولت به انجام می‌رسد. تصویر مقابل، معماری سیستم سه‌لایه در سامانه‌های ERP را به نمایش گذاشته است.
مزایا و کاربردها
مزایای زیادی جهت بهره‌برداری از ماجول‌های مالی سیستم‌های ERP قید شده که به‌ترتیب به 2بخش مزایا در سطح گروه و شرکت‌ها عبارتند از:
* امکان برنامهریزی در سطوح مختلف استراتژیک، مدیریت و عملیاتی (بلندمدت، میان مدت و کوتاه مدت) در سطح گروه و شرکت‌ها
* امکان کنترل تحقق عملیات فرایندهای تأمین مواد قطعات و خدمات (از سفارش‌گذاری تا تغذیه خطوط تولید و تحویل محصول به انبار محصول) در چرخه تأمین در سطح گروه و شرکت‌ها
* امکان پایش میزان رضایتمندی مشتریان و رفع نارضایتی مشتریان در ردیابی قطعات معیوب تا سازنده و تأمین کننده
* تهیه گزارش‌های متنوع مالی؛ ازجمله صورت‌های مالی اساسی در سطح گروه (تلفیق) و شرکت‌ها، جهت ارزیابی نتایج عملیات و وضعیت مالی و گردش وجوه نقد و مقایسه با برنامه‌های تلفیقی در زمان کوتاه‌تری انجام خواهد شد.
* مدیریت هزینه‌های تولید و عملیات و کنترل بهای تمام‌شده تولید. همچنین مدیریت نقدینگی و برآورد نیازهای آتی، در سطح گروه و شرکت‌ها می‌تواند به انجام برسد؛ در نتیجه می‌توان برآورد مناسبی از نیاز به تسهیلات مالی در دوره‌ای خاص انجام شده و با لحاظ شدن هزینه تأمین مالی به برآوردهای مناسب‌تری در تصمیمات دست یافت.
* کمک به نگهداری سطح مطلوب‌تری از موجودی‌های مواد اولیه داخلی و خارجی در نتیجه جلوگیری از هر منابع مالی که فرایند سفارش تا مصرف آنها زمانبر بوده و مستلزم حبس منابع زیادی است.
* برنامهریزی جهت دستیابی به ظرفیت مناسبی از ماشین‌آلات و تجهیزات و نیز سرمایه‌گذاری‌های توسعه‌ای شرکت؛ در نتیجه کنترل سطح بهره‌برداری از دارایی‌های ثابت و کاهش هزینه‌های جذب نشده تولید به نحو مناسبی انجام خواهد شد.
* کنترل چرخه عملیات به‌ویژه تلاش‌های مربوط به فروش و وصول مطالبات؛ در نتیجه نیاز کمتر به تسهیلات بانکی در بلندمدت می‌تواند برنامهریزی و اجرا شود.
* گزارشگری به‌موقع دوباره‌کاری‌ها و ضایعات و توقفات خطوط تولیدی؛ در نتیجه توان برنامهریزی و اقدام اصلاحی به موقع از جمله دیگر مواردی است که با استقرار کامل سیستم می‌تواند به انجام برسد.
* کاهش هزینه‌های دفتری به سبب همزمان بودن سیستم و عدم‌نیاز به مغایرت‌گیری در سطح مشتریان و فروشندگان
* با اتصال شعبات، شرکت‌ها و سایت‌های داخل و خارج از کشور به این سیستم، مدیریت می‌تواند ارزیابی مناسب‌تری از نتایج واقعی عملیات آنها در اختیار داشته و نسبت به فعالیت آتی آنها برنامهریزی کند.
* افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه لجستیک (داخل و برون سازمانی) درصورت اجرای صحیح و دقیق مزایای استفاده از سیستم‌های ERP در بخش مالی.
مزایای این سیستم‌ها در سطح واحدهای متولی مالی به‌ویژه حسابداری مدیریت عبارتند از:
* حرکت هماهنگ بنگاه اقتصادی با برنامهریزی ادواری و اندازه‌گیری میزان انحراف نتایج واقعی از برنامه
* تهیه طیف وسیعی از گزارش‌ها جهت ارزیابی عملکرد و میزان انحراف از استراتژی‌های مصوب جهت مدیریت ارشد
* اندازه‌گیری دقیق‌تر هزینه‌های تولید و بهای تمام‌شده و برنامهریزی جهت مدیریت و کاهش آنها
* امکان محاسبه هزینه ظرفیت بلااستفاده و هزینه‌های توقف خط تولید جهت کاهش یا حذف آنها
* تجزیه و تحلیل ادواری اطلاعات اقلام هزینه‌ای و سرمایه‌ای
* تهیه و انعکاس اثرات مالی فعالیت‌های تولیدی و خدماتی در سطح عملیات
* ارزیابی نتایج حاصل از تلاش‌های فروش و انعکاس اطلاعات سودآوری محصولات.
یکی از موضوعات محوری در حوزه حسابداری در این سامانه، حسابداری مدیریت است که با جمعآوری هزینه‌ها و انجام فرایندها نهایتا بهای تمام شده محصولات، خدمات را برای سازمان‌ها محاسبه می‌کند. در حال حاضر عمده روش هزینه یابی معطوف به هزینه‌یابی سنتی است ولی حسن سامانه ERP انعطاف‌پذیری آن به‌گونه‌ای است که می‌توان رویکردهای نوین در سیستم‌های هزینه‌یابی مانند هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت را با استقرار سیستم در بخش مالی و لجستیک اجرا کرد.
در روش هزینه‌یابی سنتی در این سامانه هزینه‌ها پس از جمعآوری در مراکز هزینه و انجام محاسبات مربوط به محصولات، قطعات و خدمات انتقال می‌یابد. این روش هزینه‌یابی در شرکت‌هایی که سطح هزینه‌های غیرمستقیم تولید به سبب استفاده از فناوری‌های نوین بالاست فاقد اثربخشی لازم بوده و نتیجه کافی حاصل از سرمایه‌گذاری در این سامانه نصیب سازمان نخواهد شد. در روش هزینه‌یابی برمبنای فعالیت در سامانه ERP هزینه‌ها پس از گردآوری در مراکز هزینه می‌تواند از طریق فعالیت‌ها به فرایندهای تجاری منتقل شود. بهای تمام شده محصول پس از تحویل موجودی محصول به انبار و انجام ثبت‌های لازم به ماجول تحلیل که در آن سودآوری محصولات و خدمات محاسبه می‌شود، منتقل می‌شوند.
تجارت الکترونیک
تجارت الکترونیک شامل خرید و فروش کالا و خدمات به‌صورت برخط و تحت شبکه اینترنت است. تجارت الکترونیک تنها خرید و فروش به‌صورت اینترنتی نبوده و شامل کل فرایند توسعه محصول، تأمین مواد و قطعات، بازاریابی فروش، تحویل، خدمات پس از فروش و پرداخت بهای کالا و خدمات است. تجارت الکترونیک در تأمین مواد و قطعات در کل زنجیره تأمین با فرایندهای ERP می‌تواند باعث کاهش زمان تقاضا و سفارش تا تحویل محصول یا خدمت نهایی شده و از طریق کاهش زمان از سفارش‌گذاری تا دریافت کالا و تغذیه خطوط، می‌تواند نقش مؤثری در کاهش سرمایه‌گذاری مالی داشته باشد.
امنیت اطلاعات
حفاظت از اطلاعات موجود در سامانه یکی از مسائل استراتژیک است که در این سامانه به‌گونه‌ای تعبیه شده است که برحسب وظیفه هر یک از پرسنل دسترسی به اطلاعات جهت انجام همان وظیفه ایجاد می‌شود. محدودیت دردسترسی به کارکردهای این سامانه باید به‌گونه‌ای طراحی و اجرا شود که افراد تیم پروژه بتوانند مسئولیت‌های پشتیبانی خود پس از پایان پروژه را به انجام برسانند؛ بنابراین لازم است که طرح دسترسی به سامانه به دقت قبل از اجرا، مطالعه و تبعات آن مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
